Indien uw declaratie niet juist gespecificeerd of onvolledig is, wijzen wij de declaratie af. Om u direct te kunnen vertellen waarom wij de declaratie hebben afgewezen, kunt u de afwijsredenen per code opzoeken. Is het u niet duidelijk of staat de oplossing er niet bij? Dan kunt u de complete lijst van retourcodes raadplegen op Vektis.nl.
U kunt uw declaraties alleen indienen als uw klant een machtiging (toestemming) heeft. Declareren kan via het Elektronisch Declaratieportaal van VECOZO. U kunt het declareren ook uitbesteden aan een factoringmaatschappij of clearinghouse. U heeft – na het vervoeren van onze verzekerde – twaalf maanden de tijd om de ritkosten bij ons te declareren.
Wij hanteren de VE303 EI-standaard van Vektis voor vervoersdeclaraties. Het is dus belangrijk dat uw declaratie hieraan voldoet. Op de website van Vecozo vindt u een gedetailleerde declaratiehandleiding. Voor vragen over het machtigingsportaal van VECOZO kunt u het beste terecht op de support-website VECOZO.
Als u verzekerden van een van de merken van Coöperatie VGZ vervoert, declareert u de kosten van de kilometers dat de verzekerde daadwerkelijk in de auto zit (beladen kilometers). De belangrijkste voorwaarde is dat wij vooraf toestemming moeten verlenen voor het vervoer. Meer informatie hierover vindt u op de pagina machtigingen. De hoogte van de vergoeding hangt af van de polisvoorwaarden. Deze staan vermeld op de website van de betreffende verzekeraar.
Bekijk de merken die onder Coöperatie VGZ vallen.
Zodra een declaratie binnenkomt, wordt deze door ons verwerkt. Een declaratie die juist is ingediend, verwerken we meteen. Is uw declaratie foutief, dan sturen we deze direct terug. Een van de belangrijkste zaken om op te letten is of de verzekerde toestemming van ons heeft gekregen via een machtiging.
Wij betalen uw declaratie binnen 30 dagen vanaf de ontvangstdatum van uw declaratie. Deze kan verschillen van de datum waarop u de declaratie aanleverde. Al onze betalingen zijn voorlopig. Dit houdt in dat wij betaalde bedragen terug kunnen vorderen naar aanleiding van controles. Voordat wij vergoedingen terugvorderen, sturen we u een schriftelijke toelichting. U kunt een terugvordering zelf aan ons overmaken, of we kunnen het verrekenen met een andere declaratie.